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Vos reunions sontâ€"elles efficaces? Una grande partie du travail des organisms bénévoles s‘accomplit au cours dos reunions, Innis pen d'orga- nismes réfléchissent a la fawn de les mndre plus efficaces. Comme il est dif- ficile d'accoruplir du bon travail quand lea reunions soot ma! organisées, certajns organismes peuvent perdre pour cette mison leurs meilleurs membres. Demandez aux participants de répon. dre a 10 questions pour évaluer vos reunions. | La mission de votre organisme estâ€" alle claim? .Ilus Ia mission est claire et les Flames bien établies, plus il est facile d: conduit: une assemblee sans 53 am: du sujel. Il faut déterminer n» imment: 0 u mission générale de l'organisme; t J mission du conseil d'administraâ€" lDI'l; - 'objectif de chaque comité dans le adre des activités de l'organisme. i chacun connait son role et ses r, .vamabili‘iés, il y a moins de chance 11 -'égarer au cours des reunions et de pi ndre de mauvaises decisions. r.) Avezwvous un ordre du jour? ‘ordre dujour estâ€"il le meme qu‘a la triere reunion? Les sujets sont-ils “rnél‘és par ordre d'impomnce et aâ€" :l prévu une période de discussion iropriéc pour chacun? Jordre du jour est trop souvent uoe q stion de routine. Faites preuve d‘imâ€" a, nation en y inscrivant une variété de si :Ls. Si on vous apprend que beaucoup d :hoses ont été accomplies en peu de It .515 au cours d’une reunion, l‘nrdre di jour y est sflrement pour quelque C‘ ‘58. "{‘A'T‘QQ 3 Avez-vous des régles de procedure .cs régles de procedure, connues r" «lenient sous le nom de procedures p, ‘lementaires, sont utiles pour orgaâ€" n‘ cr In discussion, particuliérement 1‘ «que le sujet est compliqué et souIEVe It passions. Ces regles conviennent a linss les organismos et sont applicables é mules les situations. Vos reunions sc dyrouleut-elles dans un climat trop "lildB? Les technicalités (resolutions, amendements, etc.) prennentâ€"elles trop dc Place at nuisent-elles au processus Nancy Larmer décisionnel et a la participation des membres? Un président d’assemblee trop autoritaire peut causer des problémes. mais s’il ne l‘est pas assez. 0n peut voir apparaitre de la frustration et de la colére. Dos la premiére réunion d‘un groups. on devrait parler des régles de procedure que le president d‘assemblée compte ap- pliquer ct déterminer si tous se sentent a l'aise. 4. Avez~vous convenu de la conduite a adopter? Les names do conduits sont sourvem la cause des mauvaises reunions. car elies déterminent le bon fonctionne- ment d’un groupe. Ainsi, dans certains groupes: ' i] n’est pas bien vu de critiquer d'aulres membres; - la ponctualité n'est pas essentielle: ' il est permis de converser a pan. Demandez aux membres quelles sont les “chases a et “a ne pas faire“. ct s’il faut modifier les normes de conduit: 5. Les reunions sont-elles agréables? Si les réunions soot agréabies, Ies membres en seront saiisfaits et auront l'impression d‘avoir contribué. Les réu- nions bien organisées font le bonhcur des bénévoles. Voici quelques suggestions utiles : créez un climat amical et ouvert‘ e1 n‘hésitez pas a parlor a vos membres; assurez-vous que chacun a l'occasion de contribuer; organisez des activités sociales avam et aprés les reunions: et souhaitez la bienvenue aux nouveaux membres et aux invitési 6. Le president d'assemblée n-L-il la competence nécessairc? La connaissance des procedures parlementaires ne constitue qu‘un des attributs d‘un bon president d'assemblée. Le leadership est un facteur important dans n'importe que! organisme béné- vole. Toutefois, le president d’assemblée est souvent incapable de voir au ban de’roui'emcru de la reunion a cause dc certaines lacunes dans son compone- ment. Ainsi, iI pcut: ' étre trop autorilnirc: Ie president d'assemblée étouffe le dialogue en exerqant son aulorité; ' étte trop mou: le président d‘nssemblé: est si souple qu‘on n'arrive pas a pren- dre de décisions et que 185 discussions sont interminables; - étre mal préparc‘ : le president d'assernblée ne sait pas ou dormer de la téte, est indécis et n‘u pas etudié ses dossiers: ' étre partial : if: president d'assemblé: soutient un pomt dc vue et tent: d‘obtenir des appuis; ' faire preuve de fuvoritisme : le pré- sident d‘assembléc est incapable de faire participer lous les membres. favorise les plus uctil‘s ct no prétc pas attention aux autres; ' étre inattentif : Ie president d'ussem- blée écoute mul ct s'écartt‘ souvent du sujet. 74 V05 membres ont-ils les competences nécessaires'.’ Il appartient ii chucun dos membres dc voir au hon fonctionnernent do l'organisnie et au hon démulcment ties téunions. [is ont notummcnt Ill rosponsaA bilité : ' d‘exprimer ouvertcmenl leurs senâ€" timents et leurs idc'cs; ' de s‘intércsser aux problemes dc l'organismc: ‘ d‘utiliserdes mélhudos do résnlutinn de probléme pour trouvcr unc solution satisfaisantc; I de s‘entraider et tl'élrc uttcntil'. ' de contribucr nu hon déroulcmont dos reunions; I d'intervenir lots tlcs diSL' ssions pour re’sumcr lcs principaux p nls do vue; ‘ d‘admettre [our impuissuncc nu leur indecision; ' dc fender Icurs decisions sur dos fails et non sur lcurs sentiments ou opi- nions pcrsonnollcs. 8. V03 locuux conviennenbils aux réunions‘.’ Examinez la sallc tie réunion. Cot- taines sallos sonl mal cont‘ues et contribuent au mauvuis déruulement ties téunions. L'éclairage, Ia ventilation el l‘équipcmcnt sont-ils satisfaisunts‘? Un t'mitinuv’ i) putty I0 ‘___â€"_____â€"___â€" H & C December. January, February 1990 9